Videokonferenzen ermöglichen flexibles Arbeiten und sind mittlerweile Standard im Arbeitsalltag. Doch beim Einsatz und der Gestaltung der Online-Konferenzen gilt es einiges zu beachten. In diesem Artikel finden Sie 5 Tipps, damit ihre nächste Videokonferenz erfolgreich verläuft.
• Notwendigkeit prüfen und herausstellen
• Klare Struktur und Rollenverteilung herstellen
• Anzahl der Teilnehmenden begrenzen
• Visuelle Inhalte richtig einsetzen
• Zeit effizient gestalten
Notwendigkeit prüfen:
Eine erfolgreiche Videokonferenz muss zunächst von den Teilnehmern als notwendig
eingeschätzt werden. Dafür muss das Online-Meeting bei der Erreichung der gemeinsamen
Ziele weiterhelfen. Auch für die Verantwortlichen ist diese Frage der Notwendigkeit
wichtig. Denn eventuell können Mitarbeiter und Ressourcen effizienter eingesetzt werden.
Falls die Webkonferenz diesen Test besteht, sollte der Sinn und Zweck im Vorfeld klar
kommuniziert werden.
Klare Struktur und Rollenverteilung:
Eine gute Moderation ist für eine erfolgreiches Remote-Meeting unverzichtbar.
Dementsprechend sollte zuvor klar festgelegt sein, wer die Moderation übernimmt.
Diese Person kann ihre Aufgabe am besten erfüllen, wenn eine Agenda zur Orientierung
zur Verfügung steht. Dies sorgt für eine strukturierte Videokonferenz. Darüber hinaus ist
sie auch für die Vorbereitung und die Berücksichtigung aller Aspekte hilfreich,
Anzahl der Teilnehmer begrenzen:
Für eine effektive und erfolgreiche virtuelle Konferenz ist es sinnvoll die
Teilnehmeranzahl zu begrenzen. Damit auch jeder zu Wort kommen kann, darf die
Teilnehmeranzahl nicht zu hoch sein. Dies gilt auch hinsichtlich der Effizienz, da es für
einige Teilnehmer sinnvoller sein kann andere Arbeit zu erledigen.
Visuelle Inhalte richtig einsetzen:
Um ein digitales Meeting zu verbessern, ist es wichtig, dass die Teilnehmer die Kamera
einschalten. Dies reduziert die Möglichkeit für Ablenkungen und sorgt für eine
persönlichere Atmosphäre. Es ist sinnvoll, die „Bildschirm teilen“-Funktion zu nutzen,
um Inhalte zu präsentieren. Ist dies geschehen, gehört das das Screen-Sharing
ausgeschaltet, um die Konzentration der Teilnehmer nicht von dem Gesagten
abzulenken.
Zeiteffizienz:
Aufgrund der begrenzten Konzentrationsfähigkeit ist es wichtig, dass Videokonferenzen
möglichst zeiteffizient gestaltet werden. Deshalb sollte man Meetings nicht überladen,
sondern versucht werden, diese möglichst kurz zu halten.
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